Rejse regnskab er en opgørelse over udgifter og indtægter i forbindelse med forretningsrejser. Det inkluderer dokumentation og rapportering af omkostninger til transport, herunder kørselsregnskab, udgifter til overnatning, måltider og andre udgifter, som medarbejderne har afholdt under rejser i tjenesten. Rejse regnskabet bruges til refusion af udlæg og skatteopgørelsen.
Ofte stillede spørgsmål om Rejseregnskab
Hvad menes der med “rejse” i forhold til skattemæssige fradrag?
En rejse i skattemæssig forstand foreligger, når du som lønmodtager eller selvstændig erhvervsdrivende midlertidigt udfører arbejde et andet sted end dit sædvanlige arbejdssted, og hvor det på grund af afstanden eller arbejdets tilrettelæggelse ikke er muligt at overnatte på din sædvanlige bopæl uden væsentlig ulempe.
Det er ikke tilstrækkeligt, at arbejdsstedet blot ligger langt væk. Der skal være tale om et midlertidigt arbejdssted, og overnatning på bopælen skal være urealistisk.
Formålet med reglerne er at sikre, at fradrag kun gives for udgifter, der har en direkte erhvervsmæssig sammenhæng. Rejsen skal derfor ske som led i arbejdet og ikke af private årsager. Hvis en erhvervsmæssig rejse kombineres med private ophold, kan der ikke opnås skattemæssige fradrag for den private del.
Hvornår kan man få fradrag for kost, logi og småfornødenheder?
Du kan få fradrag for kost, logi og småfornødenheder, når du er på en erhvervsmæssig rejse med overnatning uden for din sædvanlige bopæl, og arbejdsgiveren hverken betaler udgifterne direkte eller udbetaler skattefri rejsegodtgørelse (diæter).
Fradraget kan opgøres på én af følgende måder:
- efter Skattestyrelsens standardsatser, eller
- efter faktisk dokumenterede udgifter.
For lønmodtagere gælder der et årligt fradragsloft på 32.800 kr. (2025) for fradrag efter standardsatserne.
Hvad er forskellen på fradrag og skattefri rejsegodtgørelse (diæter)?
Skattefri rejsegodtgørelse (diæter) er et beløb, som arbejdsgiveren kan udbetale skattefrit til dækning af udgifter til kost og logi under en erhvervsmæssig rejse. Forudsætningen er, at rejsen opfylder Skattestyrelsens betingelser, og at godtgørelsen ikke overstiger de fastsatte satser. Der er normalt ikke krav om kvitteringer, men arbejdsgiveren skal kunne dokumentere rejsens formål, varighed og destination.
Fradrag anvendes, hvis arbejdsgiveren hverken udbetaler skattefri rejsegodtgørelse eller dækker udgifterne direkte. I så fald kan du selv fratrække udgifterne i din årsopgørelse – enten efter standardsatser eller efter faktisk dokumenterede udgifter.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at du ikke kan få både fradrag og skattefri rejsegodtgørelse for den samme udgift.
Hvordan skal virksomheden eller lønmodtageren dokumentere rejseudgifterne?
Dokumentation er afgørende, uanset om der anvendes fradrag eller skattefri rejsegodtgørelse.
- Hvis du vælger at fradrage faktisk dokumenterede udgifter, skal du kunne fremvise bilag og kvitteringer for alle relevante udgifter til kost, logi og transport.
- Hvis du anvender standardsatser, er der som udgangspunkt ikke krav om kvitteringer for kost og småfornødenheder, men der gælder for lønmodtagere et årligt fradragsloft (fx ca. 32.800 kr. i 2025). Logi efter standardsats forudsætter dog, at der foreligger dokumentation for overnatning.
- For lønmodtagere gælder desuden, at hvis arbejdsgiveren udbetaler en delvis skattefri godtgørelse (fx et lavere beløb for småfornødenheder), kan lønmodtageren fradrage differencen op til standardsatsen i årsopgørelsen.
- For virksomheder er det vigtigt at kunne dokumentere, at rejseudgifterne er erhvervsmæssige og ikke private. Dokumentationen bør som minimum omfatte:
- rejsens formål
- arbejdsstedets adresse
- dato og klokkeslæt for afrejse og hjemkomst
Hvad sker der, hvis rejsen kombineres med ferie eller privat ophold?
Hvis en rejse både har erhvervsmæssige og private formål, skal udgifterne opdeles mellem den erhvervsmæssige og den private del.
Kun den del af rejsen, der direkte vedrører arbejdet, kan danne grundlag for fradrag eller skattefri rejsegodtgørelse. Udgifter, der knytter sig til den private del af opholdet, er ikke fradragsberettigede.
Det betyder fx, at hvis en erhvervsmæssig rejse forlænges med feriedage, kan udgifter til kost, logi og ophold under feriedagene ikke fradrages eller godtgøres skattefrit.
Transportudgifter kan kun fradrages helt eller delvist, afhængigt af om rejsens hovedformål er erhvervsmæssigt. Hvis rejsen kun delvist har erhvervsmæssigt formål, skal transportudgifterne fordeles forholdsmæssigt mellem den erhvervsmæssige og den private del.
Hvad er de typiske faldgruber ved rejseregnskaber, og hvordan undgår man dem?
Typiske faldgruber:
- Manglende eller utilstrækkelig dokumentation for rejsens formål og varighed.
- Uklart skel mellem erhvervsmæssige og private udgifter.
- At man får både skattefri godtgørelse og fradrag for samme udgift.
- At arbejdsstedet ikke opfylder betingelsen om at være midlertidigt.
- At rejsen reelt har privat karakter, fx ferie, og derfor ikke er fradragsberettiget.
Sådan undgår du dem:
- Gem bilag, kvitteringer og rejsedokumenter, gerne digitalt og struktureret hvis muligt.
- Sørg for, at arbejdssted og formål er klart angivet samt om ophold er nødvendigt.
- Undersøg om arbejdsgiver allerede har dækket/restitueret udgifterne eller udbetalt diæter.
Ansvarsfraskrivelse
Da ovenstående alene er vejledende påtager vi os ikke ansvar for dispositioner, der måtte træffes på baggrund af ovenstående uden forudgående individuel rådgivning. Vi påtager os ikke ansvar for fejl og mangler.