Payroll

Payroll – eller lønadministration – dækker hele processen omkring beregning, udbetaling og indberetning af løn til medarbejdere. Som arbejdsgiver skal du hver måned sørge for, at der bliver trukket korrekt skat og arbejdsmarkedsbidrag, indbetalt ATP, og at pension og feriepenge håndteres korrekt. Derudover skal du indberette sygdom og barsel til NemRefusion for at få de refusioner, du har krav på. Lønadministration er derfor tæt knyttet til dansk lovgivning og til en række myndigheder som Skattestyrelsen, ATP, FerieKonto og Udbetaling Danmark.

Virksomheder med ansatte har pligt til at:

• Indberette lønoplysninger til Skattestyrelsen via eIndkomst (herunder A-skat og AM-bidrag). (Kildeskatteloven, Lov om indkomstregister)
• Indberette og indbetale bidrag til ATP. (ATP-loven)
• Indberette og afregne feriepenge til FerieKonto eller anden ferieordning. (Ferieloven)
• Indberettet og indbetale pension i henhold til ansættelsesaftale eller overenskomst.
• Søge refusion af syge- og barselsdagpenge via NemRefusion. (Sygedagpengeloven, Barselsloven)
• Overholde reglerne om behandling af persondata. (Databeskyttelsesforordningen, GDPR)

Manglende eller forkerte indberetninger kan medføre bøder, renter eller tab af rettigheder for både virksomhed og medarbejdere.

Fejl i lønadministration kan få store konsekvenser:

• Medarbejdere kan blive trukket for meget eller for lidt i skat.
• Manglende dokumentation for skattefri rejse- og kørselsgodtgørelse kan føre til, at godtgørelsen beskattes som almindelig løn.
• Pensionsindbetalinger kan mangle, hvilket skader medarbejdernes opsparing.
• Feriepenge kan være forkerte, hvilket skaber krav mod virksomheden.
• Virksomheden kan miste retten til refusion af syge- og barselsdagpenge.
• Skattestyrelsen kan pålægge bøder og renter.

Ofte opstår fejl, fordi satser og regler ændres løbende – fx omkring ATP, pension eller ferieloven – og mange virksomheder har svært ved at holde sig opdateret. Derfor er korrekt og rettidig lønadministration afgørende for både virksomhedens økonomi og medarbejdernes tillid.

Selv hvis der ikke skal udbetales løn i en måned, har virksomheden pligt til at foretage en nulindberetning til Skattestyrelsen via eIndkomst. Det er en markering af, at der ikke er lønoplysninger at indberette for perioden. Hvis nulindberetningen ikke indsendes, risikerer virksomheden rykkere og i sidste ende bøder.

Ved at overlade payroll til specialister sikrer virksomheden, at lønnen altid er korrekt, rettidig og i overensstemmelse med lovgivningen. Outsourcing frigør interne ressourcer, reducerer risikoen for fejl og sikrer, at virksomheden altid er opdateret på de nyeste regler.

Der findes flere forskellige lønsystemer på det danske marked, fx Danløn, Dataløn, Salary, Zenegy og Lessor. Alle systemer kan håndtere beregning af skat, pension, feriepenge og indberetning til eIndkomst, men de varierer i pris, funktioner og brugervenlighed. For en mindre virksomhed kan et simpelt system være tilstrækkeligt, mens større virksomheder ofte har behov for mere avancerede løsninger.

Vi hjælper med opsætning, tilpasning og drift af de mest anvendte lønsystemer, så du får et system, der passer til din virksomhed og sikrer korrekt lønadministration.

Udover de almindelige lønelementer omfatter payroll også flere områder med skærpede krav til dokumentation og indberetning:

• Korrekt værdiansættelse af medarbejderaktieaflønninger er afgørende for at undgå forkert beskatning og efteropkrævning.
• Der gælder en forældelsesfrist på tre år for Skattestyrelsens mulighed for at ændre eller korrigere tidligere indberetninger.
• Indberetning til E-kapital (Skattestyrelsens indberetningssystem for aktieløn, warrants og kapitalandele) skal ske rettidigt og korrekt for at undgå bøder og fejl i medarbejdernes årsopgørelser.

Disse områder kræver ofte særlig indsigt, da fejl kan få både skattemæssige og regnskabsmæssige konsekvenser.

Vi tilbyder komplet payroll-service. Vi håndterer hele lønadministrationen – fra lønsedler og eIndkomst-indberetninger til pensionsbetalinger og NemRefusion – så du kan være tryg ved, at både medarbejdere og myndigheder får, hvad de skal, til tiden.